4 julio, 2020

8 motivos por los que es importante contar con un Plan de Comunicación

Las personas somos seres sociales. Necesitamos de otros, de su contacto, para vivir y nos agrupamos para lograrlo. Para relacionarnos con otros humanos, nos comunicamos. Por eso la comunicación es tan natural y también básica, necesaria. Pero no por eso nacemos sabiendo cómo comunicarnos de forma efectiva. Pensamos que es algo tan primordial que podemos hacerlo siempre bien. Pero no, sobre todo si llevamos el tema al plano profesional. Claro que siempre estamos comunicándonos (con nuestras familias, amigos, socios, clientes, colegas) pero eso no significa que sepamos comunicar efectiva y eficientemente.

¿Tu organización produce comunicados de prensa todas las semanas pero no están disponibles en tu web? ¿Estás gastando dinero en publicidad digital e impresa pero tus ventas están disminuyendo? ¿Tus empleados no pueden enviar un mensaje por mail que sea coherente con tus objetivos y con tu misión? ¿Tu web dice una cosa y tus redes sociales comunican otra? Si alguna de estas cosas está ocurriendo, lo más probable es que sea el resultado de una mala o nula planificación de la comunicación.

Es momento de pensar, entonces, algunos motivos por los que es importante contar con un plan de Comunicación. ¡La planificación es esencial para el éxito!

Plan de Comunicación: es importante para…

Tener claro el propósito: cuando planificas un viaje, utilizas GoogleMaps (o descargas el mapa del destino en alguna app como HereWeGo). Un plan de Comunicación es, al igual que un mapa, una herramienta de navegación que te ayuda a definir dónde estás, adónde ir y cómo llegar. ¿El objetivo es aumentar las ventas entre los clientes existentes o expandirse y lograr nuevos clientes? Ambas cosas son posibles y deseables, pero la estrategia para alcanzar esos objetivos son muy diferentes. Al tener claro el propósito, se puede empezar a diseñar cómo lograrlo.

Usar de manera más inteligente los recursos: un buen plan de Comunicación te ahorrará una gran cantidad de tiempo y dinero. Gracias a él, las organizaciones pueden identificar las mejores estrategias para llegar a sus audiencias y lograr sus objetivos. En la actual sociedad de la información, contamos con más medios para comunicarnos que nunca antes en la historia de la civilización. Pero sin un plan, los profesionales y las empresas pueden desaprovechar o darle un uso ineficiente a todos esos canales. Un plan de Comunicación expresa, clara y precisamente, lo que necesitas comunicar, por dónde hacerlo y hacia quién.

Definir tu audiencia: el plan de Comunicación ayuda a una organización a aclarar a quién intentas llegar y por qué y evitar gastar todo tipo de recursos en mensajes que caen en los oídos, ojos o manos equivocadas. La mayoría de las veces, no está claro cuál es ese público. Categorías como “el público en general” o “a todas las personas del país” son muy vagas y al menos que tu presupuesto sea ilimitado, será imposible llegar a todos en todos los canales. Seguramente tu público se transforme en públicos; es decir, varios públicos con expectativas y necesidades particulares. Y con el plan de Comunicación podrás identificarlos y pensar cómo llegar a cada uno de forma mejor manera.

Alinear los mensajes: a veces suele pasar que una empresa o una organización tiene muy claro el por qué de su existencia pero sus empleados no pueden producir un mismo mensaje coherente sobre lo que hace la empresa. No entienden hacia dónde se dirige la empresa y cómo su trabajo se vincula con el panorama general. Ante una simple pregunta, quizás no saben lo que deberían decir sobre la organización. Pero mediante un plan de Comunicación se pueden identificar estas falencias y definir un mensaje sólido.

Medir las estrategias: un plan de Comunicación también proporciona un criterio para medir qué tan bien funcionan las estrategias. Las famosas métricas. Aquí se estipula qué medir, cómo y en qué plazos. Un buen plan debe incluir puntos de referencia y una evaluación.

Desarrollar la creatividad y aprovechar a los distintos departamentos: involucrar a muchas personas en el proceso de planificación puede aportar diferentes perspectivas y diversidad de pensamiento, así como necesidades o aspectos que pueden pasar por alto.

Identificar e implementar una variedad de mensajes y canales de comunicación: hay muchas formas diferentes de difundir un mensaje. El plan ayuda a decidir en qué medios, a qué públicos y qué contenido se va a difundir.

Identificar los roles de los miembros de la organización: las personas necesitan saber en qué contribuirán a la organización y de qué son responsables. Un plan ayuda a administrar no sólo los mensajes y los canales, sino también a las personas involucradas y sus responsabilidades.

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