29 septiembre, 2020

7 consejos para hacer videoconferencias

Es una época donde muchos, por iniciativa propia u obligación, han tenido que volcarse al trabajo remoto y a estar en casa por la crisis del coronavirus y el COVID-19.

Programas como Skype, Zoom y Jitsi Meet se volvieron sumamente populares y vitales para las reuniones de trabajo, cafés virtuales, cursos, clases y entrevistas periodísticas.  

Dougal Shaw,  periodista de innovación en video para BBC News, habló con Guenaelle Watson, de 360 Workplace, armó un video con 7 consejos para hacer una videoconferencia exitosa que publicó en Twitter.  Si bien está pensando para periodistas, aplica a todos los que necesiten hacer videoconfernecias.

Aquí voy a desglosar los puntos mencionados, pero también les sumaré algunos detalles que considero importantes según mi experiencia y que no se desarrollan en el video.

1- Probar y testear la aplicación que vayas a usar. Esto evitará posibles problemas técnicos durante la videoconferencia, sobre todo si sos el que va a estar a cargo de la reunión. Muchas plataformas brindan opciones para mostrar tu pantalla, o ciertas partes, para difuminar el fondo, ventanas de chat grupales o privadas y muchas otras funcionalidades que pueden ser muy útiles para el trabajo en equipo y que es bueno que sepas manejar. Además también de probar desde diferentes dispositivos como la computadora y el teléfono. También es útil por si algún participante tiene problemas para unirse a la videoconferencia y necesita tu ayuda. Recuerda que no todos tienen los mismos conocimientos de tecnología y no todas las aplicaciones funcionan igual.

2- Silenciar a los participantes si es una reunión de grupo. Esto evitará posibles distracciones si alguno de los participantes es interrumpido por un ladrido, niños jugando, un teléfono que suena, etc.

3- Utilizar auriculares. Esto sirve para concentrarse mejor y para evitar que el resto de los participantes escuchen lo que está pasando en tu casa. Y también para que los que estén en tu casa, puedan escuchar lo menos posible y seguir con sus actividades.

4-Tener en cuenta el lugar desde el cual haces el video. No olvides de buscar un fondo neutro, como una pared o biblioteca. Algunas herramientas permiten difuminar el fondo. ¡Probá a ver cómo funciona y cómo queda en tu caso antes de activar esta función!

5-Pensar en la vestimenta. Trabajar desde casa en pijama es tentador y posible. Pero además de que es bueno mantener la rutina y vestirse para trabajar, hacer una reunión por videoconferencia en pijama NO es una buena idea. Al menos piensa en vestirte de forma apropiada de la cintura para arriba.

6-Pensar en tus expresiones. No olvides que es importante mirar a la cámara para que el interlocutor sienta que le estás prestando atención, así como en tus expresiones para mostrar que estás escuchando. Si bien puede que estés mostrando una presentación o un gráfico, tu rostro aún se verá en un recuadro pequeño, ¡no lo olvides!

7-La conversación no tiene que ser enteramente de trabajo. Como en una reunión presencial, puedes incluir otros temas para hacer una pausa o preguntar cómo se encuentran las personas, ya que es una situación donde muchos pasan mucho tiempo solos. Además, podés hacer videoconferencias como un “after office”o un café virtual de equipo.

Tip extra

8-Instalar y conocer al menos 2 programas distintos. La tecnología puede fallar, resulta entonces buena idea tener una segunda herramienta lista para usar si la videoconferencia que queremos iniciar no funciona. Instalá y registrate al menos 2 programas. Por ejemplo, Skype y Zoom. Si una por algún motivo no funciona, puedes cambiar rápidamente a la otra. Por eso es importante también el punto 1: probarlas y conocer sus particularidades. Por ejemplo, con Zoom o Meet no hace falta registrarse para usarlas, por lo cual es muy sencillo para todos los usuarios, con o sin conocimientos técnicos: sólo tienen que hacer click en el enlace, pero si utilizan una tablet o smartphone, los participantes deben bajar la app.

El video original en inglés:

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